Alle wichtigen Informationen zum elektronischen Rechnungsversand finden Sie auch auf unserer Infoseite:
Aufgrund der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sind wir angehalten, die von Ihnen elektronisch übermittelten Rechnungen in unveränderter Form anzunehmen, zu verarbeiten und aufzubewahren.
Um dies zu gewährleisten, müssen alle elektronischen Rechnungen bei uns
zentral in einem Postfach der Semigator GmbH eingehen. Bitte senden Sie PDF-Rechnungen
nur direkt an das Postfach:
Hinweis: Bitte senden Sie keine Rechnungen direkt an Kontaktpersonen oder andere Postfächer der Semigator GmbH.
Soll die Kontaktperson auch über die Rechnung informiert werden, können Sie die Kontaktperson bei der E-Mail in cc (carbon copy) nehmen. So erhält diese die Information, dass die Rechnung bei uns im Hause zur Verarbeitung eingegangen ist.
Folgende weitere Punkte gelten für die Annahme von PDF-Rechnungen und elektronischen Rechnungen bei der Semigator GmbH:
- Es werden nur Rechnungen als PDF (solange Sie als Versender gemäß der gesetzlichen Übergangsfristen berechtigt sind, dies zu tun) oder in sämtlichen nach CEN- Norm EN 16931 zugelassenen Formaten angenommen (z.B. ZUGFeRD, XML).
- Für jede Rechnung darf nur eine Rechnungsdatei in den o.g. Formaten (PDF, XML, ZUGFeRD …) an uns übermittelt werden. Bitte senden Sie bei E-Rechnungen keine weiteren PDF-Dateien in der E-Mail mit.
Es sollte kein zweiter Rechnungsversand mit PDF-Datei aufgrund einer Rechnungsanfrage durch den Lieferanten erfolgen!
Eine Rechnung mit mehreren Seiten, z.B. Anhänge, muss in einer Datei abgebildet sein. - In einer E-Mail können mehrere Dateien enthalten sein. Unser System erkennt jede Datei in einer E-Mail als separate Rechnung.
- Alle rechnungsrelevanten Angaben wie z.B. auch der Teilnehmername, der Steuerausweis sowie Ihre und unsere steuerlichen Identifikationsnummern und Skonto- oder Nachlassvereinbarungen müssen in der digitalen Rechnung enthalten sein und dürfen nicht in der E-Mail angegeben werden, diese sind Pflichtbestandteile der Rechnung.
- Lieferungen und Leistungen, die aufgrund einer Bestellung mit Angabe einer Semigator-Bestellnummer bei Ihnen beauftragt wurden, müssen diese Bestellnummer(n) explizit auf der Rechnung angeben, damit unser System diese Bestellnummer auslesen und die weiteren Bearbeitungsschritte einleiten kann. Rechnungen ohne Angabe dieser Semigator-Bestellnummer werden von uns wieder an Sie zur Änderung zurückgegeben.
- Bei Rückfragen zu Rechnungen und Mahnungen verwenden Sie bitte die Mail-Adresse: fbo@semigator.de
Bei Anfragen, sowie Rückfragen zu Buchungen verwenden Sie bitte die Mail-Adresse: cs@semigator.de
